Privacy

Privacybeleid van de app Revivo Admin

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Revivo Recycling BV verwerkt via de app Revivo Admin voor iPhone en Android, en in het klantenbestand dat we met de app en op ons dashboard gebruiken: van de medewerkers die de app gebruiken, en van klanten, leveranciers, prospecten en contactpersonen. Je leest waarom we dat doen, op welke grond, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Voor onze website geldt het privacybeleid van de website.

Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026. English version

1. Wie verwerkt je gegevens

Revivo Recycling BV, Woestijnepark 10, 9880 Aalter, België, ondernemingsnummer BE 1041.663.402, is verwerkingsverantwoordelijke. We volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 over de bescherming van persoonsgegevens.

Vragen over dit beleid of over je gegevens? Mail info@revivo-recycling.be of bel 09 396 03 96. Een functionaris voor gegevensbescherming hebben we niet; voor ons is dat niet verplicht.

2. Voor wie de app is

Revivo Admin is een werkinstrument voor de medewerkers van Revivo Recycling BV. Je kan je in de app niet zelf registreren: alleen een werkadres dat een beheerder van Revivo toegang gaf, kan aanmelden.

Medewerkers gebruiken de app op hun eigen gsm. Revivo beheert die gsm niet en ziet niet wat je buiten de app doet. Alleen voor de installatie op Android kennen we het e-mailadres van je Google-account (§8).

De app is niet bedoeld voor minderjarigen.

3. Over wie we gegevens verwerken

Medewerkers die de app gebruiken. Je werkadres, je naam, je machtigingen en wat je in de app vastlegt.
Klanten, leveranciers en hun contactpersonen. Mensen bij bedrijven waarmee we werken, en particulieren die klant zijn.
Prospecten en hun contactpersonen. Bedrijven en particulieren die zelf contact met ons opnamen of een offerte vroegen, maar (nog) geen klant zijn. We gebruiken ons klantenbestand niet om ongevraagd nieuwe klanten te benaderen.
Mensen op een visitekaartje of op de website van een bedrijf. Hun gegevens verwerken we als een medewerker een visitekaartje laat lezen, of de gegevens van een bedrijf laat invullen vanaf de website van dat bedrijf.
Eigenaars van percelen. Meet een medewerker een terrein op, dan staan het adres en het perceelnummer in het rapport. Via het kadaster kan dat nummer naar de eigenaar leiden. De app zoekt de eigenaar niet op, en het rapport vermeldt hem niet.

4. Welke gegevens, waarom, en op welke grond

Aanmelden en toegang

Welke gegevens: Je werkadres, een gebruikers-id, je naam en je machtigingen. Een eenmalige code per mail. Bij elke aanvraag van een code: het IP-adres van je verbinding. Bij het invullen van een code: je e-mailadres en dat IP-adres. Per sessie bewaart ons aanmeldsysteem het IP-adres en het type toestel, zolang je aangemeld blijft. Het houdt ook een spoor bij van elke aanmelding, met IP-adres en toestel (§10).
Waarom: Alleen medewerkers met toegang binnenlaten, en het raden van codes en ander misbruik tegenhouden.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om onze systemen en de gegevens erin te beveiligen (f).

Beveiligingssporen

Welke gegevens: Het spoor van je account: wanneer je account aangemaakt, vernieuwd, geblokkeerd of vrijgegeven werd of naar een ander adres verhuisde, of dat lukte, en welke beheerder het liet gebeuren, met je gebruikers-id en je e-mailadres. Bij een aanvraag om je account te verwijderen: wanneer je het vroeg, wanneer het uitgevoerd of ingetrokken werd, en of de mails vertrokken. Ben je beheerder: wat je op ons dashboard veranderde aan gevoelige gegevens (bankgegevens, huisstijl, algemene voorwaarden, documentsjablonen en weegbruggen), wanneer, met je e-mailadres.
Waarom: Kunnen nagaan wie een account of een gevoelige instelling veranderde, misbruik opsporen, en aantonen dat we een vraag om te verwijderen uitvoerden.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om onze systemen te beveiligen en aan te tonen wat we deden (f).

Klantenbestand (CRM)

Welke gegevens: Van bedrijven en particulieren: naam, adres en de ligging op de kaart, btw-nummer, telefoon, e-mail, website, soort, labels, status en notities. Van contactpersonen: voornaam, naam, functie, telefoon en e-mail. Notities, gesprekken die een medewerker zelf logt (met wie, wanneer, hoe lang, een samenvatting) en afspraken. Bij notities, gesprekken, afspraken en nieuwe bedrijven: wie het vastlegde en wanneer.
Waarom: Klanten, leveranciers en prospecten opvolgen, afspraken maken en weten wie wat afsprak.
Grondslag (AVG art. 6.1): Voor particulieren en eenmanszaken die klant zijn of een offerte vroegen: hun naam, adres en contactgegevens, om de offerte of de opdracht uit te voeren (b). Voor notities, gesprekken, afspraken en de verdere opvolging, en voor contactpersonen bij bedrijven: ons gerechtvaardigd belang om onze klantrelaties op te volgen (f).

Verkoopgegevens bekijken

Welke gegevens: Werven (naam, adres en referentie van de klant), contracten, orders, offertes, facturen en prijslijsten, zoals ze op ons dashboard staan. De app toont ze alleen; aanmaken en versturen gebeurt niet in de app. Een PDF maakt onze server op jouw vraag.
Waarom: Een medewerker onderweg laten nakijken wat een klant kreeg of moet betalen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Voor particulieren en eenmanszaken: de uitvoering van de overeenkomst (b). Verder ons gerechtvaardigd belang om vragen van klanten ook onderweg te beantwoorden (f). De facturen zelf bewaren we omdat de wet het oplegt (c).

Cijfers (alleen beheerders)

Welke gegevens: Tonnage en omzet per afvalstroom en per klant, aankopen per leverancier, en openstaande en nog te factureren bedragen.
Waarom: De zaak opvolgen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om omzet, aankopen en werk per afvalstroom, per klant en per leverancier op te volgen (f).

Agenda en to-do's

Welke gegevens: Afspraken (titel, tijd, plaats, beschrijving, bedrijf of contactpersoon), de collega's die je uitnodigt en of ze aanvaarden. Je eigen to-do's: die ziet alleen jij in de app.
Waarom: Het werk plannen en samen afspreken.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om het werk tussen collega's te plannen (f).

Je Outlook-agenda en andere agenda's, als je dat zelf aanzet

Welke gegevens: Uit je Outlook-agenda (Microsoft 365) en uit privé-agenda's die je zelf met een geheime link toevoegt (Google, iCloud, Outlook.com): van elke afspraak tussen 30 dagen terug en 180 dagen vooruit het onderwerp, de plaats, het begin en het einde, of ze de hele dag duurt, hoe ze de tijd toont (bijvoorbeeld vrij, bezet of afwezig), of ze privé is, of jij ze organiseert, en de link om ze in Outlook te openen. Niet de inhoud, niet de deelnemers en niet de bijlagen. De geheime link van een privé-agenda, versleuteld. Wat je in Revivo Admin plant, zetten we in je Outlook-agenda (titel, tijd, plaats, omschrijving en wie je uitnodigt). Nodig je een klant uit, dan de naam en het e-mailadres van die persoon, en zijn antwoord.
Waarom: Eén agenda: je afspraken van Revivo Admin en van Outlook samen zien, en plannen zonder dubbele afspraken.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om het werk tussen collega's te plannen (f). Je zet het zelf aan, en je kan het altijd weer uitzetten.

Zoeken

Welke gegevens: Wat je zoekt: een naam, een btw-nummer of een adres.
Waarom: Resultaten tonen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om het klantenbestand vlot te kunnen gebruiken (f).

Visitekaartje laten lezen (AI)

Welke gegevens: De foto van het kaartje, met de gegevens van de persoon erop.
Waarom: De velden van een nieuwe contactpersoon voor je invullen (zie §7).
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om contactgegevens snel en zonder tikfouten over te nemen (f).

Invullen vanaf een website (AI)

Welke gegevens: Het webadres en de tekst van enkele pagina's van die website. Soms de naam, het adres en de activiteit van het bedrijf, voor één zoekopdracht op het web. Wat de AI teruggeeft: bedrijfsgegevens en tot vijf personen met hun functie, e-mail en telefoon.
Waarom: De fiche van een bedrijf invullen. Je kiest zelf welke personen je toevoegt (zie §7).
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om bedrijfsgegevens snel en juist over te nemen (f).

Adres zoeken en btw-nummer nakijken

Welke gegevens: Het adres dat je typt. Het adres van een bedrijf, een particulier of een werf dat we opslaan, om het op de kaart te zetten. Het btw-nummer van een bedrijf; dat gaat via onze server naar VIES.
Waarom: Een juist adres, de ligging op de kaart en de officiële naam van een bedrijf.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om juiste adressen en officiële namen in ons klantenbestand te hebben (f).

Kaart, meten en rapporten

Welke gegevens: Je positie, alleen op je toestel. De kaartvakken die je bekijkt, met je IP-adres, bij de kaartdiensten (§8), en voor de luchtfoto bij onze server (§6). Het adres van een werf die je op de kaart zet. Een meting of volumeberekening als PDF: het kaartbeeld van de opgemeten plek, het adres, de gemeente en het perceel, de cijfers, de datum en de naam (of anders het e-mailadres) van de medewerker.
Waarom: Bedrijven, werven en percelen op de kaart vinden, en een opmeting kunnen delen en bewaren.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om onderweg plaatsen te vinden en op te meten, en een opmeting als werkdocument te delen en te bewaren (f).

Foutopvolging (Sentry)

Welke gegevens: Staat foutopvolging aan in je versie van de app (je ziet het in Meer › Instellingen, onder Over), dan bij een fout of crash: de foutmelding en de plaats in de code waar ze optrad, het model van je toestel, de versie van het besturingssysteem en van de app, de naam van het scherm en van de schermen die je net daarvoor opende, en een willekeurig nummer per installatie. Sentry ontvangt daarbij ook het IP-adres van je verbinding. De app voegt zelf geen namen of klantgegevens toe aan een melding, en wist e-mailadressen en telefoon-, btw- en rekeningnummers uit de meldingen die ze verstuurt. Een foutmelding kan toch een stukje tekst bevatten, zoals de naam van een bedrijf.
Waarom: Fouten vinden en herstellen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om de app werkend en veilig te houden (f).

Updates van de app (Expo)

Welke gegevens: Bij elke start vraagt de app of er een nieuwe versie is. Daarbij gaan mee: je IP-adres, het platform, de versie, het updatekanaal en een willekeurig nummer per installatie. Na een crash bij het starten gaat ook een technische foutmelding mee.
Waarom: Iedereen snel een veilige, werkende versie geven.
Grondslag (AVG art. 6.1): Het nummer op je toestel is nodig om je de updates te leveren (art. 10/2 Kaderwet). Wat Expo ontvangt: ons gerechtvaardigd belang om herstellingen en verbeteringen snel bij iedereen te krijgen (f).

Technische logboeken

Welke gegevens: IP-adres, tijdstip, de gevraagde pagina met wat erin staat (bijvoorbeeld een adres of offertenummer dat je zocht, de naam van een bedrijf dat de AI las, of het kaartvak van een luchtfoto) en foutmeldingen, bij onze server (Vercel) en onze databank (Supabase). Bij Microsoft de verzendgegevens van de mail met je code: aan wie, wanneer en het onderwerp.
Waarom: De dienst beveiligen, misbruik opsporen en fouten herstellen.
Grondslag (AVG art. 6.1): Ons gerechtvaardigd belang om onze systemen te beveiligen en werkend te houden (f).

Gerechtvaardigd belang. Waar we op ons gerechtvaardigd belang steunen, hebben we afgewogen of jouw belangen en rechten niet zwaarder doorwegen. Die afweging kan je opvragen via info@revivo-recycling.be. Je kan ook bezwaar maken (§13).

Lezen met AI is een keuze van de gebruiker. De app vraagt vooraf of je de AI wil gebruiken, en je kan dat altijd uitzetten. Die keuze is een instelling in de app, geen toestemming in de zin van de AVG. De verwerking steunt op ons gerechtvaardigd belang. De persoon op het kaartje of de website kan er bezwaar tegen maken (§13).

Wie je agenda ziet. Je volledige afspraken uit Outlook en uit een agenda via een link ziet alleen jij, ook een beheerder niet. Je collega's zien alleen wanneer je bezet bent, en alleen van maandag tot vrijdag tussen 7 en 17 uur: het begin, het einde en of je bezet, voorlopig, afwezig of elders aan het werk bent, zonder onderwerp, plaats of andere details. Daarbuiten zien ze niets. Een privé-afspraak en alles uit een agenda via een link zien ze alleen als "bezet". In een agenda via een link schrijven we nooit. Wijzigt een collega jouw afspraak in Revivo Admin, dan verandert ze ook in je Outlook-agenda.

Moet je gegevens geven?

Medewerkers. Je hebt je werkadres nodig om aan te melden; zonder kan je de app niet gebruiken. De AI-functies, de camera en je locatie zijn vrijwillig. Zonder AI vul je zelf in; zonder locatie gebruik je de kaart zonder je positie.
Klanten en contactpersonen. Je bent niet verplicht ons gegevens te geven. Zonder die gegevens kunnen we je wel minder goed opvolgen. Als klant kunnen we dan soms een opdracht niet uitvoeren of factureren.

Gesprekken. Tik je in de app op Bellen, dan vraagt de app bij je terugkeer of je het gesprek wil loggen. De duur schat ze uit de tijd dat je buiten de app was. De app leest je oproepgeschiedenis niet.

Wat de app niet doet:

Ze stuurt je GPS-coördinaten niet naar Revivo (zie §6).
Ze leest je oproepgeschiedenis, de agenda op je gsm en je adresboek niet. Je Outlook-agenda en een agenda via een link haalt onze server alleen op als je dat zelf aanzet (§4).
Ze toont geen reclame. Ze volgt je niet over andere apps of websites heen, en ze deelt niets met advertentienetwerken of gegevenshandelaars.
We nemen geen beslissingen over iemand die alleen op geautomatiseerde verwerking steunen (art. 22 AVG). De cijfers per klant zijn overzichten van omzet en betalingen voor beheerders; we gebruiken ze niet om iemand automatisch te beoordelen.

5. Waar de gegevens vandaan komen

De meeste gegevens vult een medewerker zelf in, na een gesprek, een mail of een bezoek. Andere bronnen:

een visitekaartje dat de persoon zelf gaf;
de website van het bedrijf waar de persoon werkt;
VIES, de dienst van de Europese Commissie om btw-nummers na te kijken;
het adressenregister van de Vlaamse overheid en OpenStreetMap, om een adres te vinden en op de kaart te zetten;
voor leveranciers: de aankoopfacturen in onze boekhouding (§8, Buiten de app);
je Outlook-agenda en de privé-agenda's die je zelf met een link toevoegt, als je dat aanzet (§4).

Gaf je ons zelf een visitekaartje, dan vind je de link naar dit beleid onder de mails van onze medewerkers.

Haalden we je gegevens van de website van het bedrijf waar je werkt, dan laten we je weten dat we ze daar vonden, met een link naar dit beleid: in onze eerste mail aan jou, en uiterlijk een maand nadat we ze opsloegen.

Las de AI een website of een kaartje, maar sloeg niemand jouw gegevens op, dan bewaren we ze niet en krijg je geen bericht. Voor jou staat deze uitleg hier.

Wil je weten welke gegevens we over je hebben, of waar ze vandaan komen? Mail dan naar info@revivo-recycling.be.

6. Toestemmingen op je toestel en je locatie

De app vraagt een toestemming van je toestel pas wanneer je de functie gebruikt:

Camera: om een visitekaartje te fotograferen. De app vraagt dat pas nadat je gekozen hebt voor lezen met AI.
Foto's: om een foto van een visitekaartje te kiezen, met de fotokiezer van je toestel. Daarvoor is meestal geen toestemming nodig; de app ziet alleen de foto die je kiest.
Locatie, alleen terwijl je de app gebruikt: op de Kaart, om je positie te tonen en bedrijven in je buurt. Je GPS-positie blijft op je toestel: de app stuurt je coördinaten niet naar Revivo. De kaart werkt ook zonder locatie.
Contacten: de app leest je adresboek niet. Met Bewaar op mijn gsm opent de app het formulier van je toestel om een contactpersoon toe te voegen; je tikt zelf op bewaren.

Kaartvakken. Mag de app je locatie gebruiken, dan opent de Kaart op je eigen buurt. De kaartvakken die dan geladen worden, tonen dus bij benadering, op enkele honderden meter, waar je bent. Ze gaan naar de kaartdiensten (§8), en voor de luchtfoto meestal naar onze eigen server. Die bewaart het IP-adres en het kaartvak hoogstens één dag in een technisch logboek, zonder je naam. We gebruiken dat logboek niet om na te gaan waar je bent.

Een toestemming van je toestel trek je in bij de instellingen van je iPhone of Android, onder Revivo Admin. De app blijft dan werken, alleen die functie niet.

De app gebruikt geen microfoon en geen locatie op de achtergrond, en stuurt geen meldingen.

7. Lezen met AI (Anthropic)

Twee functies gebruiken Claude, de AI van Anthropic:

Visitekaartje scannen. De foto van het kaartje gaat via onze server naar Anthropic. Anthropic herkent de naam, de functie, het bedrijf, de telefoon en het e-mailadres. Onze server zoekt daarna of dat bedrijf al in ons klantenbestand staat.
Invullen vanaf website. Onze server leest eerst zelf de startpagina en enkele pagina's zoals contact of over ons, en stuurt het webadres en die tekst naar Anthropic. Lukt het lezen niet, dan leest Anthropic de website zelf, alleen dat domein; de eigenaar van de website kan dat verzoek zien. De AI haalt er de bedrijfsgegevens uit, en tot vijf personen met hun functie, e-mail en telefoon.

Staat er op de website nergens een btw-nummer, dan zoekt de AI soms één keer op het web, met de naam, het adres en de activiteit van het bedrijf. Anthropic gebruikt daarvoor een externe zoekdienst. Het btw-nummer dat je zelf ingeeft, gaat niet naar Anthropic, maar via onze server naar VIES.

Je keuze. Voor je een van beide de eerste keer gebruikt, legt de app uit wat er gebeurt. Ze vraagt of je de AI wil gebruiken. Je kan dat altijd uitzetten in Meer › Instellingen. Kies je Zelf invullen, dan gaat er niets naar Anthropic. De AI kan zich vergissen: kijk alles na voor je opslaat.

Wat Anthropic met de gegevens doet.

Het contract voor de AI loopt met Anthropic Ireland, Limited (Dublin). De verwerking gebeurt bij Anthropic PBC en zijn onderaannemers.
Anthropic bewaart de gegevens in de Verenigde Staten. Het lezen zelf kan ook in andere landen buiten de EU gebeuren.
Anthropic verwerkt de gegevens in onze opdracht en traint er zijn AI niet mee.
Anthropic wist de gegevens binnen 30 dagen.
Vermoedt het veiligheidssysteem van Anthropic misbruik, dan kan Anthropic de gegevens tot twee jaar bewaren, en de beoordeling door dat systeem tot zeven jaar. Dat hoort bij de beveiliging van de dienst, die Anthropic volgens zijn verwerkersovereenkomst als onze verwerker uitvoert.
Langer bewaart Anthropic alleen als de wet het oplegt.

Wat Revivo bewaart. Revivo bewaart de foto van het kaartje niet. Onze server bewaart niets van wat de AI las. Alleen in de technische logboeken (§10) kan een bedrijfsnaam of webadres enkele dagen staan. Wat je nakijkt en opslaat, komt in ons klantenbestand.

8. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens. Revivo laat de app, het dashboard en de server bouwen en beheren door Ducatus BV (Geldmunt 41 bus 002, 9000 Gent, ondernemingsnummer BE 1021.731.385), de managementvennootschap van onze zaakvoerder. Ducatus is onze verwerker (art. 28 AVG) en heeft daarvoor toegang tot de gegevens. Ducatus mag de gegevens niet voor zichzelf gebruiken. Om de app te laten werken, schakelt Ducatus de dienstverleners hieronder in, als subverwerkers, met dezelfde verplichtingen. Ze verwerken de gegevens in onze opdracht. Met Supabase, Vercel, Microsoft, Anthropic en Expo geldt een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG), die deel uitmaakt van hun voorwaarden. Met Sentry sluiten we ze af voor we foutopvolging aanzetten. Zo'n overeenkomst verplicht hen om de gegevens alleen volgens onze instructies te gebruiken, ze te beveiligen en een lek te melden. Zo krijgen je gegevens bij hen dezelfde bescherming als in dit beleid. Voor hun eigen bedrijfsvoering, zoals facturatie en de beveiliging van hun dienst, en bij Expo voor geanonimiseerde gebruikscijfers, zijn sommige van hen zelf verantwoordelijk, volgens hun eigen privacybeleid.

Ducatus BV (België)

Waarvoor: Bouwt en beheert de app en de server
Waar de gegevens staan: België (en de plaatsen van de subverwerkers hieronder)

Supabase Pte. Ltd. (Singapore), met moederbedrijf Supabase, Inc. (VS)

Waarvoor: Databank, aanmelden en opslag van PDF's
Waar de gegevens staan: Frankfurt (EU). Ondersteuning en beheer kunnen vanuit Singapore en de VS gebeuren.

Vercel Inc. (VS)

Waarvoor: Onze server: aanmelden, het lezen met AI, PDF's, adressen, VIES en de luchtfoto
Waar de gegevens staan: Frankfurt (EU). Verzoeken komen binnen bij het dichtstbijzijnde knooppunt van Vercel; vanuit België is dat Parijs.

Microsoft (Microsoft 365)

Waarvoor: De mail met je inlogcode, de welkomstmail, en de mails als je je account laat verwijderen. Als je je Outlook-agenda koppelt: je agenda lezen, er de afspraken van Revivo Admin in zetten, en uitnodigingen versturen vanuit je eigen mailbox (§4)
Waar de gegevens staan: EU (EU Data Boundary)

Anthropic Ireland, Limited (Dublin), met Anthropic PBC (VS)

Waarvoor: Visitekaartjes en websites lezen, alleen als je daarvoor kiest (§7)
Waar de gegevens staan: Buiten de EU, vooral in de VS

Functional Software, Inc. (Sentry), VS

Waarvoor: Foutopvolging, als die aanstaat (§4), zonder je naam of klantgegevens
Waar de gegevens staan: Frankfurt (EU). Gegevens over ons Sentry-account staan in de VS.

650 Industries, Inc. (Expo), VS

Waarvoor: Updates van de app
Waar de gegevens staan: VS

De volgende diensten zijn geen verwerkers van ons. Ze verwerken wat ze krijgen zelf, volgens hun eigen beleid.

Kaartdiensten. Ze krijgen rechtstreeks van je toestel je IP-adres en het kaartvak of het punt dat je opvraagt:

OpenFreeMap (Hyperknot Software Kft., Hongarije): de achtergrondkaart, mogelijk via het netwerk van Cloudflare. OpenFreeMap bewaart foutmeldingen met IP-adres 7 dagen.
Digitaal Vlaanderen: percelen en hoogte. De luchtfoto's halen we meestal via onze eigen server. Digitaal Vlaanderen bewaart zijn logboeken hoogstens 90 dagen.
IGN Géoplateforme (Frankrijk): de wereldfoto buiten Vlaanderen.
De Vlaamse Milieumaatschappij: de overstromingskaarten.
Het Departement Omgeving: de bestemming van een perceel.

Adressen en btw-nummers. Deze vragen gaan via onze server: de diensten zien het adres of het btw-nummer, niet jouw IP-adres.

Het adressenregister van de Vlaamse overheid: het adres dat je zoekt, of van een werf die je op de kaart zet.
Nominatim van de OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk): hetzelfde, als het adressenregister het adres niet vindt. Daarnaast het adres van elk bedrijf, elke particulier en elke werf die we opslaan, om het op de kaart te zetten. Voor een particulier is dat meestal zijn woonadres.
VIES van de Europese Commissie, namens de belastingdiensten van de lidstaten: het btw-nummer.

Deze diensten krijgen alleen wat in het verzoek staat: een kaartvak, een adres of een btw-nummer. Ze krijgen geen gegevens uit je account en geen andere gegevens uit ons klantenbestand. Ze zijn gevestigd in de EU of het Verenigd Koninkrijk. Ze vallen zelf onder de AVG of onder een gelijkwaardige wet; voor VIES zijn dat de privacyregels voor de Europese instellingen.

Privé-agenda's via een link. Voeg je zelf de geheime link van een privé-agenda toe (Google, Apple iCloud of Microsoft Outlook.com), dan haalt onze server die agenda daar op. Die dienst kies je zelf. Ze verwerkt je agenda volgens haar eigen beleid, en krijgt van ons niets anders dan de vraag om die agenda.

Apple en Google.

Apple levert de app via de App Store. Wat Apple bij de installatie verwerkt, valt onder het privacybeleid van Apple. Zette je op je iPhone "Deel met app-ontwikkelaars" aan, dan krijgen we via Apple crashrapporten en gebruikscijfers van de app, zonder je naam.
Google levert de app via Google Play. Voor Android zetten we het e-mailadres van je Google-account op de lijst van testers van de app; anders kan je ze niet installeren. Deel je op Android gebruiks- en diagnosegegevens, dan krijgen we via Google geanonimiseerde cijfers over crashes.

Het adresboek van een medewerker. Medewerkers gebruiken de app op hun eigen gsm. Met Bewaar op mijn gsm kan een medewerker een contactpersoon in het adresboek van zijn gsm zetten; dat beslist hij zelf. Synchroniseert dat adresboek met iCloud of Google, dan staan die gegevens ook daar, onder het account van de medewerker. We vragen medewerkers dat alleen te doen voor wie ze voor hun werk nodig hebben, en die contacten te wissen als ze vertrekken.

Buiten de app. Het klantenbestand gebruiken we ook op ons dashboard, voor offertes, facturen en de boekhouding. Daarbij gaan gegevens van klanten en leveranciers ook naar:

Microsoft 365: de mails waarmee we offertes en facturen sturen, vanuit info@ of vanuit de eigen mailbox van een medewerker die die op ons dashboard koppelde, en de uitnodigingen voor een afspraak die een medewerker vanuit zijn Outlook-agenda stuurt. Een kopie blijft in de verzonden mails.
Onze externe boekhouder en Exact Online, het pakket waarin onze boekhouding gevoerd wordt: facturen, creditnota's en aankoopfacturen, met de gegevens die erop staan. Uit de aankoopfacturen in Exact Online nemen we ook de gegevens van leveranciers over in ons klantenbestand.
Onze bank en Ponto (Isabel Group): via Ponto halen we onze rekeningafschriften op bij onze bank, met de naam en het rekeningnummer van wie ons betaalt of wie wij betalen. We gebruiken ze om betalingen aan facturen te koppelen.
Peppol: facturen die we over het Peppol-netwerk ontvangen of versturen, lopen via een Peppol-dienstverlener, met de gegevens die op de factuur staan. Aankoopfacturen komen zo binnen in Exact Online.

Daarnaast geven we gegevens alleen door wanneer de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de belastingdiensten.

9. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Ducatus is gevestigd in België, binnen de Europese Economische Ruimte. De doorgiften hieronder gelden voor de subverwerkers (§8).

Een deel van onze dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, of werkt met onderaannemers daarbuiten. Per dienstverlener:

Supabase: gegevens in Frankfurt. Ondersteuning gebeurt vanuit Singapore en de VS, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Vercel: gegevens in Frankfurt. Een doorgifte naar de VS gebeurt op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework, DPF) en de standaardcontractbepalingen.
Microsoft: gegevens in de EU. Voor de beperkte doorgiften die Microsoft documenteert: het DPF en de standaardcontractbepalingen.
Sentry: gegevens in Frankfurt. Gegevens over ons account staan in de VS, op basis van het DPF en de standaardcontractbepalingen.
Anthropic: verwerking buiten de EU, vooral in de VS, op basis van de standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Anthropic. Anthropic is niet gecertificeerd onder het DPF.
Expo: verwerking in de VS, op basis van het DPF en de standaardcontractbepalingen in de voorwaarden van Expo.

Het DPF geldt vandaag. Valt het weg, dan blijven de standaardcontractbepalingen gelden die al in de overeenkomsten staan.

Nominatim staat in het Verenigd Koninkrijk. Voor dat land erkende de Europese Commissie een passend beschermingsniveau (hernieuwd tot 27 december 2031).

Een kopie van deze waarborgen krijg je op vraag via info@revivo-recycling.be.

10. Hoe lang we gegevens bijhouden

Je account (werkadres, gebruikers-id): Zolang je toegang hebt. Vraag je zelf om je account te verwijderen, dan zetten we je toegang meteen uit en verwijderen we je account binnen 7 dagen (§14). Stopt je toegang om een andere reden, bijvoorbeeld bij je vertrek, dan zetten we ze meteen uit, en verwijdert een beheerder je account binnen 7 dagen nadat we je vertrek kennen.
Je gegevens als werknemer in deze databank (naam, werkadres, telefoon, functie, profielfoto): Zolang je bij Revivo werkt. Je profielfoto tot je ze weghaalt of je account verwijderd wordt. Na je vertrek bewaren we je telefoon en functie niet langer dan nodig om je vertrek af te handelen, en uiterlijk bij de jaarlijkse controle in januari wissen we ze. Je naam blijft bij orders, taken en afspraken die je behandelde, zolang die bewaard worden, zodat we weten wie wat deed (gerechtvaardigd belang). Je personeelsdossier valt onder de sociale wetgeving en staat niet in de app.
De koppeling met je eigen Microsoft-mailbox (je adres en een versleutelde sleutel), als je die op ons dashboard maakte: Tot je ze ontkoppelt of je account verwijderd wordt
Afspraken uit je Outlook-agenda en uit agenda's via een link, als je dat aanzette: Alleen van 30 dagen terug tot 180 dagen vooruit. Bij een synchronisatie (als je de Agenda opent) schuift het venster mee, en wissen we wat erbuiten valt. Gebruik je de Agenda een tijd niet, dan blijft wat er al stond tot de volgende synchronisatie. Zet je het uit, ontkoppel je je mailbox of haal je een link weg, dan wissen we die afspraken meteen, en ook als je account verwijderd wordt.
De geheime link van een privé-agenda (versleuteld): Tot je ze weghaalt of je account verwijderd wordt
Je sessies (IP-adres, type toestel): Tot je afmeldt of je account verwijderd wordt
Het aanmeldspoor van ons aanmeldsysteem (tijdstip, IP-adres, toestel, e-mailadres): Hoogstens 7 dagen in de logboeken van Supabase. Komt het spoor ook in onze databank terecht, dan wissen we het daar uiterlijk bij de jaarlijkse controle in januari.
Aanmeldpogingen: Het IP-adres van een codeaanvraag: gewist zodra het ouder is dan een dag, bij de volgende aanmeldpoging van eender wie. Een ingevulde code (e-mailadres en IP-adres): gewist na een geslaagde aanmelding vanaf hetzelfde IP-adres, anders zoals hierboven.
Het spoor van je account (aangemaakt, vernieuwd, geblokkeerd, vrijgegeven of verhuisd, door welke beheerder, met je gebruikers-id en je e-mailadres): Tot twee jaar na elke stap, ook als je account intussen verwijderd is, om misbruik te kunnen nagaan
Als beheerder: het spoor van wat je op ons dashboard veranderde aan gevoelige gegevens, met je e-mailadres: Tot zeven jaar, zoals de facturen waarop die gegevens staan, ook als je account intussen verwijderd is
Het e-mailadres van je Google-account op de lijst van testers (Android): Zolang je toegang hebt. Binnen 7 dagen na het einde halen we het van de lijst.
Mails die Revivo jou stuurde (de welkomstmail, en bij een aanvraag om je account te verwijderen de mails over de aanvraag, de bevestiging of de intrekking), in onze verzonden mails en in het spoor op ons dashboard (aan wie, wanneer, onderwerp), en het bewijs van die aanvraag (wanneer gevraagd, uitgevoerd of ingetrokken, en of de mails vertrokken; je e-mailadres maken we daarin onherkenbaar zodra de bevestiging vertrok, en uiterlijk 30 dagen nadat je account verwijderd is): Zolang je toegang hebt, en daarna één jaar, als bewijs van wat we je meldden en dat we je vraag uitvoerden
Klanten en leveranciers, hun contactpersonen, werven, contracten, orders, offertes, notities, gesprekken en afspraken: Zolang we samenwerken, en daarna zeven jaar na de laatste opdracht of aankoop. Zo kunnen we de relatie opvolgen en een eventueel geschil afhandelen.
Prospecten (bedrijven en particulieren die contact met ons opnamen of een offerte vroegen, maar geen opdracht gaven), hun contactpersonen, de offertes die ze vroegen, notities, gesprekken en afspraken: Twee jaar na het laatste contact
Een contactpersoon die niet meer bij een klant of leverancier werkt: We wissen zijn telefoonnummer en functie binnen drie maanden nadat we het weten. Zijn naam en e-mailadres blijven bij de notities, gesprekken en afspraken met hem, met de termijn van die klant of leverancier.
Facturen, creditnota's en andere boekhoudstukken: Zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari na het jaar van de factuur of na de afsluiting van het boekjaar (art. 60 Wetboek btw; art. III.86 en III.88 Wetboek van economisch recht). Dat geldt ook als een medewerker of contactpersoon intussen verwijderd is.
Je to-do's: Tot je ze verwijdert, of tot je account verwijderd wordt
De foto van een visitekaartje: Revivo bewaart ze niet. Op je toestel wordt ze gewist na gebruik en bij afmelden.
Wat naar Anthropic ging (foto van een kaartje, tekst van een website): Hoogstens 30 dagen. Bij een vermoeden van misbruik tot 2 jaar, en de beoordeling daarvan tot 7 jaar (§7).
Opzoekingen in VIES (alleen wie en wanneer, om misbruik te beperken): Gewist bij je volgende opzoeking na één uur, en met je account
PDF's van offertes, facturen en prijslijsten: Op onze server tot je een volgend document opent en het vorige ouder is dan een dag, en uiterlijk tot de jaarlijkse controle in januari. De link om een PDF te openen is maar kort geldig, hoogstens een uur.
Meetrapporten (PDF): Op onze server, zodat je het rapport kan openen en delen. We verwijderen ze uiterlijk bij de jaarlijkse controle in januari.
Wat de app op je toestel bewaart: Zie §11
Foutmeldingen bij Sentry: Hoogstens 90 dagen
Gegevens bij een vraag om een update (Expo): Volgens Expo zo lang als redelijkerwijs nodig; een vaste termijn noemt Expo niet.
Logboeken van onze databank en van het aanmelden (Supabase): Hoogstens 7 dagen
Logboeken van onze server (Vercel), ook die van de luchtfoto: Hoogstens 1 dag
Back-ups van de databank: Hoogstens 7 dagen
Verzendgegevens van de mail met je code (aan wie, wanneer, onderwerp): 90 dagen bij Microsoft 365. De mail met je code zelf houden we niet bij.

Jaarlijkse controle. Elk jaar in januari kijken we het klantenbestand en onze opslag na, ook de PDF's, de meetrapporten, de sporen en de gegevens van vertrokken medewerkers. Wat op dat moment zijn termijn voorbij is, verwijderen of anonimiseren we. Facturen en andere boekhoudstukken blijven zolang de wet het vraagt.

11. Wat op je toestel staat

Versleuteld. De app bewaart een kopie van de lijsten en fiches die ze toont, zodat je ze ook zonder bereik kan lezen. Die kopie staat versleuteld op je toestel (AES-256). De sleutel zit in de beveiligde opslag van je toestel (Sleutelhanger op iPhone, Keystore op Android). Hij verlaat het toestel niet, ook niet in een back-up.
Hoe lang. De kopie van lijsten en fiches is hoogstens zeven dagen oud. Je laatst geopende fiches, je laatste zoekopdrachten en wijzigingen die nog naar de server moeten, blijven staan tot je afmeldt.
Wissen. Dit alles wist de app zodra je afmeldt. Ze wist het ook de volgende keer dat ze online opent nadat je toegang gestopt is.
Een foto van een visitekaartje die nog niet gelezen werd, staat niet versleuteld. De app wist ze meteen na gebruik en bij het afmelden.
Kaarttegels. De kaarttegels die je bekeek, staan niet versleuteld in de cache van de app. Er staan geen klantgegevens in, maar ze tonen wel welke plekken je bekeek. Ze verdwijnen ten laatste als je de app verwijdert.
Instellingen. Je voorkeuren (zoals de kaartlaag en je navigatieapp), je keuze voor lezen met AI en een willekeurig nummer per installatie (voor updates en foutopvolging) staan niet versleuteld en bevatten geen klantgegevens. Ze blijven staan na het afmelden, tot je de app verwijdert.

Wat buiten de app belandt, valt niet meer onder dit wissen:

een contactpersoon die je met Bewaar op mijn gsm in je adresboek zette (dat kan met iCloud of Google synchroniseren);
een PDF die je opent of deelt;
wat je kopieert naar het klembord;
een mail, sms of route die je vanuit de app start in een andere app.

12. Beveiliging

Al het verkeer tussen de app, onze server en de databank loopt versleuteld (HTTPS).
Alleen e-mailadressen die Revivo toegang gaf, krijgen een inlogcode. Bij elk verzoek kijkt de server opnieuw na of je nog toegang hebt.
Geheime sleutels staan alleen op de server, nooit in de app.
Ducatus (§8) heeft toegang tot de server en de databank, alleen om de app te bouwen, te onderhouden en te beveiligen.
We vragen medewerkers hun gsm te vergrendelen met een code, vingerafdruk of Face ID, en het besturingssysteem en de app bij te werken.
Verlies je je gsm, meld het dan meteen aan een beheerder: die zet je toegang uit.

13. Je rechten

Je hebt het recht om:

te weten welke gegevens we van je hebben, en er een kopie van te krijgen;
gegevens die niet kloppen te laten verbeteren;
je gegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld als we ze niet meer nodig hebben, als je terecht bezwaar maakte of als we ze onrechtmatig verwerken. Wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, verwijderen we pas na die termijn;
de verwerking te laten beperken;
gegevens die je ons zelf gaf voor een overeenkomst, in een gangbaar formaat te krijgen (overdraagbaarheid);
als een verwerking op je toestemming steunt, die toestemming in te trekken. Vandaag steunt geen verwerking in de app op toestemming.

Als gebruiker kan je het lezen met AI altijd uitzetten in Meer › Instellingen. Vanaf dan gaat er niets meer naar Anthropic. Wat al gelezen werd, wist Anthropic zoals in §7 staat; wat je zelf opsloeg, blijft in het klantenbestand. Dat is een instelling van de app, geen intrekking van toestemming (zie §4). Kiezen voor Zelf invullen heeft voor jou geen nadelige gevolgen.

Bezwaar. Veel van wat we doen, steunt op ons gerechtvaardigd belang (§4). Daartegen kan je altijd bezwaar maken, om redenen die met jouw situatie te maken hebben. We stoppen dan, tenzij we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen, of de gegevens nodig hebben voor een rechtszaak.

Bezwaar tegen direct marketing. We gebruiken ons klantenbestand niet om ongevraagd nieuwe klanten te benaderen. Gebruiken we je gegevens om je onze diensten aan te bieden, bijvoorbeeld als klant, als contactpersoon van een klant of na een offerte die je vroeg, dan kan je daar altijd en zonder reden bezwaar tegen maken. We stoppen dan meteen.

Hoe. Eén mail naar info@revivo-recycling.be volstaat, en het is gratis.

We antwoorden binnen een maand. Is je vraag ingewikkeld of krijgen we er veel, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je binnen de eerste maand weten.
Twijfelen we wie je bent, dan vragen we een bevestiging.

Klacht. Vind je dat we je gegevens niet correct behandelen, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel;
+32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be;
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Een klacht dien je in via het webportaal van de GBA, of met het papieren formulier per post. Gaat je klacht over je rechten, oefen ze dan eerst bij ons uit; de GBA vraagt dat je ons een maand de tijd geeft om te antwoorden.

14. Je account verwijderen

In de app: Meer › Instellingen › Account verwijderen. Heeft je versie van de app die knop nog niet, gebruik dan de weg zonder de app hieronder.

Je toegang stopt meteen, op al je toestellen en op ons dashboard.
Binnen zeven dagen verwijderen we je account.
Je krijgt op je werkadres een mail bij je aanvraag, en nog een als het gebeurd is.

Zonder de app. Mail naar info@revivo-recycling.be, vanaf je werkadres. Heb je dat adres niet meer, mail dan vanaf een ander adres met je volledige naam; we vragen eerst een bevestiging. Zodra we je vraag hebben (en zo nodig je bevestiging), zetten we je toegang uit. Binnen zeven dagen verwijderen we je account, en we bevestigen het per mail aan het adres waarvan je de vraag stuurde.

Bedenk je je? Mail ons dan zo snel mogelijk. Zolang het verwijderen nog niet begonnen is, kunnen we je aanvraag intrekken; je krijgt daarvan een mail.

Wat verdwijnt:

je aanmeldaccount: je aanmeldgegevens en je sessies;
je to-do's, je profielfoto, de koppeling met je Microsoft-mailbox (ook met je Outlook-agenda), je afspraken uit Outlook en uit agenda's via een link, die links zelf, en de PDF's die je in de app opende of maakte;
je e-mailadres op de lijst van testers van Google Play;
de gegevens van Revivo die de app op je toestel bewaarde. Op een ander toestel gebeurt dat zodra het online komt.

Wat blijft:

Het klantenbestand. Wat je erin schreef (bedrijven, contactpersonen, notities, gesprekken en afspraken) blijft staan als deel van onze klantenhistoriek, zolang de termijnen van §10 lopen. Notities en gesprekken blijven zonder jou als auteur, zonder koppeling aan je account.
Grondbeheer. In het logboek van een grondbeheerdossier kan je e-mailadres blijven staan bij wat je deed, zolang het dossier bewaard wordt.
Je gegevens als werknemer (naam, werkadres, telefoon, functie). Die beheert Revivo als werkgever, los van de app, met de termijnen van §10. Je naam blijft zichtbaar in het orderspoor, bij taken en in de agenda.
Mails en het bewijs van je aanvraag. De mails die Revivo je stuurde, hun spoor op ons dashboard en het bewijs van je aanvraag blijven tot de termijn in §10.
Sporen en logboeken. Het spoor van je account, en als je beheerder was het spoor van wat je aan gevoelige gegevens veranderde, blijven met je gebruikers-id en je e-mailadres tot hun termijn (§10). In het aanmeldspoor en de technische logboeken blijft je e-mailadres tot hun termijn verstrijkt.
Back-ups. Kopieën in de back-ups van onze databank verdwijnen vanzelf, na hoogstens zeven dagen.
Facturen en andere boekhoudstukken, zo lang als de wet het vraagt (§10).
Op je toestel: wat volgens §11 blijft staan tot je de app verwijdert, zoals je voorkeuren.

Meer uitleg: revivo-recycling.be/contact.

15. Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks, zoals een nieuwe functie, een nieuwe dienstverlener of een ander doel? Dan passen we deze pagina aan vóór de nieuwe versie van de app uitkomt, en laten we het de medewerkers vooraf per mail weten. Gaan we gegevens van klanten, leveranciers of contactpersonen voor een nieuw doel gebruiken, dan laten we het de betrokkenen vooraf weten, bijvoorbeeld in onze volgende mail aan hen. Komt er een nieuwe AI-functie, dan vraagt de app opnieuw je keuze. Bovenaan staat wanneer de pagina het laatst veranderde.

16 oktober 2026: Eerste versie, dezelfde dag herzien en aangevuld: wat naar Anthropic gaat (het btw-nummer niet), de geldigheid van een PDF-link, grondslagen, bewaartermijnen (ook van het klantenbestand, sessies, sporen en mails, met een jaarlijkse controle), dienstverleners en doorgiften, ontvangers buiten de app, de kaart en je locatie, je rechten en wat blijft na het verwijderen van een account.
18 oktober 2026: Ducatus BV vermeld als onze verwerker: Ducatus bouwt en beheert de app, het dashboard en de server, en schakelt de dienstverleners van §8 in als subverwerkers (§7, §8, §9 en §12).
29 oktober 2026: Je Outlook-agenda en privé-agenda's via een link, als je dat zelf aanzet: wat we lezen en schrijven, wie wat ziet (collega's alleen "bezet", ma–vr 7–17 u) en hoe lang (§4, §5, §8, §10 en §14).

English

Privacy policy for the Revivo Admin app

Last updated: 29 October 2026. The changes are listed at the bottom. This is a translation of the Dutch policy above; if the two differ, the Dutch version prevails.

This policy explains which personal data Revivo Recycling BV processes through the Revivo Admin app for iPhone and Android, and in the customer records that we use with the app and on our dashboard: of the employees who use the app, and of customers, suppliers, prospects and contact persons. It explains why we do so, on which legal basis, with whom we share data, how long we keep it and what rights you have. Our website is covered by the privacy policy of the website (in Dutch).

1. Who processes your data

Revivo Recycling BV, Woestijnepark 10, 9880 Aalter, Belgium, company number BE 1041.663.402, is the data controller. We follow the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Belgian Act of 30 July 2018 on the protection of personal data.

Questions about this policy or your data? Email info@revivo-recycling.be or call +32 9 396 03 96. We have not appointed a data protection officer; we are not required to.

2. Who the app is for

Revivo Admin is a work tool for the employees of Revivo Recycling BV. You cannot register yourself in the app: only a work email address that an administrator at Revivo has given access can sign in.

Employees use the app on their own phone. Revivo does not manage that phone and does not see what you do outside the app. Only for the installation on Android do we know the email address of your Google account (section 8).

The app is not intended for minors.

3. Whose data we process

Employees who use the app. Your work email address, your name, your permissions and what you record in the app.
Customers, suppliers and their contact persons. People at companies we work with, and private individuals who are customers.
Prospects and their contact persons. Companies and private individuals who contacted us themselves or asked for a quote, but are not (yet) customers. We do not use our customer records to approach new customers unsolicited.
People on a business card or on a company's website. We process their data when an employee has a business card read, or has a company's details filled in from that company's website.
Owners of parcels. When an employee measures a site, the address and the parcel number appear in the report. Through the land registry, that number can lead to the owner. The app does not look up the owner, and the report does not mention them.

4. What data, why, and on which legal basis

Sign-in and access

Which data: Your work email address, a user ID, your name and your permissions. A one-time code sent by email. Each time a code is requested: the IP address of your connection. When a code is entered: your email address and that IP address. For each session, our sign-in system keeps the IP address and the type of device for as long as you stay signed in. It also keeps a trail of every sign-in, with IP address and device (section 10).
Why: Letting in only employees with access, and preventing code guessing and other abuse.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in securing our systems and the data in them (f).

Security trails

Which data: Your account's trail: when your account was created, renewed, blocked or released, or moved to another address, whether that succeeded, and which administrator had it done, with your user ID and your email address. When you ask to delete your account: when you asked, when it was carried out or withdrawn, and whether the emails were sent. If you are an administrator: what you changed on our dashboard in sensitive data (bank details, house style, general terms and conditions, document templates and weighbridges), and when, with your email address.
Why: Being able to check who changed an account or a sensitive setting, detecting abuse, and showing that we carried out a request to delete.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in securing our systems and showing what we did (f).

Customer records (CRM)

Which data: Of companies and private individuals: name, address and the location on the map, VAT number, phone, email, website, type, labels, status and notes. Of contact persons: first name, last name, job title, phone and email. Notes, calls an employee logs themselves (with whom, when, how long, a summary) and appointments. For notes, calls, appointments and new companies: who recorded it and when.
Why: Following up customers, suppliers and prospects, making appointments and knowing who agreed what.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): For private individuals and sole traders who are customers or asked for a quote: their name, address and contact details, to carry out the quote or the order (b). For notes, calls, appointments and further follow-up, and for contact persons at companies: our legitimate interest in following up our customer relationships (f).

Viewing sales data

Which data: Job sites (name, address and the customer's reference), contracts, orders, quotes, invoices and price lists, as they appear on our dashboard. The app only shows them; creating and sending does not happen in the app. Our server creates a PDF at your request.
Why: Letting an employee check on the road what a customer received or has to pay.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): For private individuals and sole traders: performance of the contract (b). Otherwise our legitimate interest in answering customers' questions on the road as well (f). We keep the invoices themselves because the law requires it (c).

Figures (administrators only)

Which data: Tonnage and revenue per waste stream and per customer, purchases per supplier, and outstanding and yet-to-be-invoiced amounts.
Why: Monitoring the business.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in monitoring revenue, purchases and work per waste stream, per customer and per supplier (f).

Calendar and to-dos

Which data: Appointments (title, time, place, description, company or contact person), the colleagues you invite and whether they accept. Your own to-dos: only you see them in the app.
Why: Planning work and making arrangements together.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in planning work between colleagues (f).

Your Outlook calendar and other calendars, if you switch this on yourself

Which data: From your Outlook calendar (Microsoft 365) and from private calendars you add yourself with a secret link (Google, iCloud, Outlook.com): for each appointment between 30 days back and 180 days ahead, the subject, the place, the start and end, whether it lasts all day, how it shows the time (for example free, busy or away), whether it is private, whether you organise it, and the link to open it in Outlook. Not the content, not the attendees and not the attachments. The secret link of a private calendar, encrypted. What you plan in Revivo Admin, we put in your Outlook calendar (title, time, place, description and who you invite). If you invite a customer: that person's name and email address, and their reply.
Why: One calendar: seeing your appointments from Revivo Admin and from Outlook together, and planning without double bookings.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in planning the work between colleagues (f). You switch it on yourself, and you can always switch it off again.

Search

Which data: What you search for: a name, a VAT number or an address.
Why: Showing results.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in being able to use the customer records smoothly (f).

Having a business card read (AI)

Which data: The photo of the card, with the details of the person on it.
Why: Filling in the fields of a new contact person for you (see section 7).
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in taking over contact details quickly and without typos (f).

Filling in from a website (AI)

Which data: The web address and the text of a few pages of that website. Sometimes the company's name, address and activity, for one web search. What the AI returns: company details and up to five people with their job title, email and phone.
Why: Completing a company record. You choose which people to add (see section 7).
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in taking over company details quickly and correctly (f).

Address search and VAT check

Which data: The address you type. The address of a company, a private individual or a job site that we store, to place it on the map. A company's VAT number; it goes to VIES through our server.
Why: A correct address, the location on the map and a company's official name.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in having correct addresses and official names in our customer records (f).

Map, measuring and reports

Which data: Your position, only on your device. The map tiles you view, with your IP address, at the map services (section 8), and for the aerial photo at our server (section 6). The address of a job site you put on the map. A measurement or volume calculation as a PDF: the map image of the measured place, the address, the municipality and the parcel, the figures, the date and the employee's name (or else email address).
Why: Finding companies, job sites and parcels on the map, and being able to share and keep a measurement.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in finding and measuring places on the road, and in sharing and keeping a measurement as a working document (f).

Error monitoring (Sentry)

Which data: If error monitoring is on in your version of the app (you can see this in Meer › Instellingen, under Over; More › Settings, under About), then when an error or crash occurs: the error message and the place in the code where it occurred, your device model, the operating system and app version, the name of the screen and of the screens you opened just before, and a random number per installation. Sentry also receives the IP address of your connection. The app itself adds no names or customer data to a report, and removes email addresses and phone, VAT and account numbers from the reports it sends. An error message may still contain a piece of text, such as the name of a company.
Why: Finding and fixing errors.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in keeping the app working and secure (f).

App updates (Expo)

Which data: At every start, the app checks whether a new version is available. The request includes your IP address, the platform, the version, the update channel and a random number per installation. After a crash at start-up, a technical error message is sent as well.
Why: Getting a safe, working version to everyone quickly.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): The number on your device is needed to deliver the updates to you (Art. 10/2 of the Belgian Act of 30 July 2018). What Expo receives: our legitimate interest in getting fixes and improvements to everyone quickly (f).

Technical logs

Which data: IP address, time, the requested page with what it contains (for example an address or quote number you searched for, the name of a company the AI read, or the map tile of an aerial photo) and error messages, at our server (Vercel) and our database (Supabase). At Microsoft, the sending details of the email with your code: to whom, when and the subject.
Why: Securing the service, detecting abuse and fixing errors.
Legal basis (GDPR Art. 6(1)): Our legitimate interest in securing our systems and keeping them working (f).

Legitimate interest. Where we rely on our legitimate interest, we have assessed whether your interests and rights outweigh it. You can request that assessment at info@revivo-recycling.be. You can also object (section 13).

Reading with AI is the user's choice. The app asks in advance whether you want to use the AI, and you can switch it off at any time. That choice is a setting in the app, not consent within the meaning of the GDPR. The processing is based on our legitimate interest. The person on the card or website can object to it (section 13).

Who sees your calendar. Only you see your full appointments from Outlook and from a calendar via a link, not even an administrator. Your colleagues only see when you are busy, and only from Monday to Friday between 7:00 and 17:00: the start, the end and whether you are busy, tentative, away or working elsewhere, without subject, place or other details. Outside those hours they see nothing. A private appointment and anything from a calendar via a link they only see as "busy". We never write in a calendar via a link. If a colleague changes your appointment in Revivo Admin, it also changes in your Outlook calendar.

Do you have to provide data?

Employees. You need your work email address to sign in; without it you cannot use the app. The AI features, the camera and your location are optional. Without AI you fill in the details yourself; without location you use the map without your position.
Customers and contact persons. You are not required to give us data. Without it, however, we cannot follow you up as well. As a customer, we may then sometimes be unable to carry out or invoice an order.

Calls. If you tap Call in the app, the app asks on your return whether you want to log the call. It estimates the duration from the time you spent outside the app. The app does not read your call history.

What the app does not do:

It does not send your GPS coordinates to Revivo (see section 6).
It does not read your call history, the calendar on your phone or your address book. Our server only fetches your Outlook calendar and a calendar via a link if you switch that on yourself (section 4).
It shows no ads. It does not track you across other apps or websites, and it shares nothing with ad networks or data brokers.
We do not make decisions about anyone based solely on automated processing (Art. 22 GDPR). The figures per customer are overviews of revenue and payments for administrators; we do not use them to assess anyone automatically.

5. Where the data comes from

Most data is entered by an employee after a conversation, an email or a visit. Other sources:

a business card the person handed out;
the website of the company the person works for;
VIES, the European Commission's service for checking VAT numbers;
the address register of the Flemish government and OpenStreetMap, to find an address and place it on the map;
for suppliers: the purchase invoices in our accounts (section 8, Outside the app);
your Outlook calendar and the private calendars you add yourself with a link, if you switch that on (section 4).

If you gave us a business card yourself, you will find the link to this policy below our employees' emails.

If we took your data from the website of the company you work for, we tell you that we found it there, with a link to this policy: in our first email to you, and at the latest one month after we stored it.

If the AI read a website or a card but nobody stored your data, we do not keep it and you receive no message. This explanation is here for you.

Do you want to know what data we hold about you, or where it came from? Email info@revivo-recycling.be.

6. Permissions on your device and your location

The app only asks for a device permission when you use the feature:

Camera: to take a photo of a business card. The app only asks after you have chosen reading with AI.
Photos: to pick a photo of a business card, with your device's photo picker. This usually needs no permission; the app only sees the photo you choose.
Location, only while you use the app: on the Map, to show your position and nearby companies. Your GPS position stays on your device: the app does not send your coordinates to Revivo. The map also works without location.
Contacts: the app does not read your address book. Bewaar op mijn gsm (Save to my phone) opens your device's own form to add a contact person; you tap save yourself.

Map tiles. If the app may use your location, the Map opens on your own neighbourhood. The map tiles loaded then show roughly, to within a few hundred metres, where you are. They go to the map services (section 8), and for the aerial photo usually to our own server. That server keeps the IP address and the map tile for at most one day in a technical log, without your name. We do not use that log to find out where you are.

You can withdraw a device permission in your iPhone or Android settings, under Revivo Admin. The app then keeps working, only that feature does not.

The app does not use the microphone or background location, and it does not send notifications.

7. Reading with AI (Anthropic)

Two features use Claude, the AI from Anthropic:

Scanning a business card. The photo of the card goes through our server to Anthropic. Anthropic recognises the name, job title, company, phone and email address. Our server then checks whether that company is already in our customer records.
Filling in from a website. Our server first reads the home page and a few pages such as contact or about us itself, and sends the web address and that text to Anthropic. If reading fails, Anthropic reads the website itself, that domain only; the website's owner can see that request. The AI extracts the company details, and up to five people with their job title, email and phone.

If no VAT number is found anywhere on the website, the AI may run one web search with the company's name, address and activity. Anthropic uses an external search service for this. The VAT number you enter yourself is not sent to Anthropic; it goes to VIES through our server.

Your choice. Before you use either feature for the first time, the app explains what happens. It asks whether you want to use the AI. You can switch this off at any time in Meer › Instellingen (More › Settings). If you choose Zelf invullen (Fill in myself), nothing is sent to Anthropic. The AI can make mistakes: check everything before you save.

What Anthropic does with the data.

The contract for the AI is with Anthropic Ireland, Limited (Dublin). The processing takes place at Anthropic PBC and its subcontractors.
Anthropic stores the data in the United States. The reading itself may also take place in other countries outside the EU.
Anthropic processes the data on our behalf and does not train its AI with it.
Anthropic deletes the data within 30 days.
If Anthropic's safety system suspects misuse, Anthropic may keep the data for up to two years, and that system's assessment for up to seven years. This is part of the security of the service, which Anthropic carries out as our processor under its data processing agreement.
Anthropic keeps data longer only if the law requires it.

What Revivo keeps. Revivo does not keep the photo of the card. Our server keeps nothing of what the AI read. Only the technical logs (section 10) may contain a company name or web address for a few days. What you check and save goes into our customer records.

8. Who we share data with

We do not sell data. Revivo has the app, the dashboard and the server built and managed by Ducatus BV (Geldmunt 41 bus 002, 9000 Gent, company number BE 1021.731.385), the management company of our managing director. Ducatus is our processor (Art. 28 GDPR) and has access to the data for that purpose. Ducatus may not use the data for its own purposes. To make the app work, Ducatus engages the service providers below, as sub-processors, with the same obligations. They process the data on our behalf. With Supabase, Vercel, Microsoft, Anthropic and Expo, a data processing agreement applies (Art. 28 GDPR), which is part of their terms. With Sentry, we conclude one before we switch on error monitoring. Such an agreement requires them to use the data only on our instructions, to secure it and to report a breach. Your data therefore receives the same protection with them as in this policy. For their own business operations, such as billing and the security of their service, and in Expo's case for anonymised usage figures, some of them are controllers themselves, under their own privacy policies.

Ducatus BV (Belgium)

Purpose: Builds and manages the app and the server
Where the data is stored: Belgium (and the locations of the sub-processors below)

Supabase Pte. Ltd. (Singapore), with parent company Supabase, Inc. (US)

Purpose: Database, sign-in and storage of PDFs
Where the data is stored: Frankfurt (EU). Support and operations may take place from Singapore and the US.

Vercel Inc. (US)

Purpose: Our server: sign-in, reading with AI, PDFs, addresses, VIES and the aerial photo
Where the data is stored: Frankfurt (EU). Requests arrive at Vercel's nearest edge location; from Belgium, that is Paris.

Microsoft (Microsoft 365)

Purpose: The email with your sign-in code, the welcome email, and the emails when you have your account deleted. If you link your Outlook calendar: reading your calendar, putting the appointments from Revivo Admin in it, and sending invitations from your own mailbox (section 4)
Where the data is stored: EU (EU Data Boundary)

Anthropic Ireland, Limited (Dublin), with Anthropic PBC (US)

Purpose: Reading business cards and websites, only if you choose to (section 7)
Where the data is stored: Outside the EU, mainly in the US

Functional Software, Inc. (Sentry), US

Purpose: Error monitoring, if it is on (section 4), without your name or customer data
Where the data is stored: Frankfurt (EU). Data about our Sentry account is stored in the US.

650 Industries, Inc. (Expo), US

Purpose: App updates
Where the data is stored: US

The following services are not our processors. They process what they receive themselves, under their own policies.

Map services. They receive your IP address and the map tile or point you request directly from your device:

OpenFreeMap (Hyperknot Software Kft., Hungary): the base map, possibly through Cloudflare's network. OpenFreeMap keeps error logs with IP addresses for 7 days.
Digitaal Vlaanderen: parcels and elevation. We usually fetch the aerial photos through our own server. Digitaal Vlaanderen keeps its logs for at most 90 days.
IGN Géoplateforme (France): the world imagery outside Flanders.
The Flemish Environment Agency: the flood maps.
The Flemish Department of Environment: the zoning of a parcel.

Addresses and VAT numbers. These requests go through our server: the services see the address or the VAT number, not your IP address.

The Flemish government's address register: the address you search for, or of a job site you put on the map.
Nominatim from the OpenStreetMap Foundation (United Kingdom): the same, if the address register does not find the address. In addition, the address of every company, private individual and job site we store, to place it on the map. For a private individual, that is usually their home address.
VIES from the European Commission, on behalf of the tax authorities of the Member States: the VAT number.

These services receive only what is in the request: a map tile, an address or a VAT number. They receive no data from your account and no other data from our customer records. They are based in the EU or the United Kingdom. They are themselves subject to the GDPR or an equivalent law; for VIES, that is the data protection rules for the EU institutions.

Private calendars via a link. If you add the secret link of a private calendar yourself (Google, Apple iCloud or Microsoft Outlook.com), our server fetches that calendar there. You choose that service yourself. It processes your calendar under its own policy, and receives nothing from us other than the request for that calendar.

Apple and Google.

Apple delivers the app through the App Store. What Apple processes at installation falls under Apple's privacy policy. If you turned on "Share with App Developers" on your iPhone, we receive crash reports and usage figures for the app through Apple, without your name.
Google delivers the app through Google Play. For Android, we add the email address of your Google account to the app's list of testers; otherwise you cannot install it. If you share usage and diagnostics data on Android, we receive anonymised crash figures through Google.

An employee's address book. Employees use the app on their own phone. With Bewaar op mijn gsm (Save to my phone), an employee can save a contact person to their phone's address book; that is their own decision. If that address book syncs with iCloud or Google, the data is also stored there, under the employee's account. We ask employees to do this only for people they need for their work, and to delete those contacts when they leave.

Outside the app. We also use the customer records on our dashboard, for quotes, invoices and the accounts. In doing so, data of customers and suppliers also goes to:

Microsoft 365: the emails with which we send quotes and invoices, from info@ or from the own mailbox of an employee who linked it on our dashboard, and the invitations for an appointment that an employee sends from their Outlook calendar. A copy stays in the sent items.
Our external accountant and Exact Online, the software in which our accounts are kept: invoices, credit notes and purchase invoices, with the data on them. From the purchase invoices in Exact Online, we also take the details of suppliers into our customer records.
Our bank and Ponto (Isabel Group): through Ponto, we retrieve our bank statements from our bank, with the name and account number of whoever pays us or whom we pay. We use them to match payments to invoices.
Peppol: invoices we receive or send over the Peppol network go through a Peppol service provider, with the data on the invoice. This is how purchase invoices arrive in Exact Online.

Apart from this, we only disclose data when the law requires us to, for example to the tax authorities.

9. Data outside the European Economic Area

Ducatus is based in Belgium, within the European Economic Area. The transfers below apply to the sub-processors (section 8).

Some of our service providers are based outside the European Economic Area, or work with subcontractors outside it. Per service provider:

Supabase: data in Frankfurt. Support takes place from Singapore and the US, based on the European Commission's standard contractual clauses.
Vercel: data in Frankfurt. A transfer to the US is based on the EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) and the standard contractual clauses.
Microsoft: data in the EU. For the limited transfers Microsoft documents: the DPF and the standard contractual clauses.
Sentry: data in Frankfurt. Data about our account is stored in the US, based on the DPF and the standard contractual clauses.
Anthropic: processing outside the EU, mainly in the US, based on the standard contractual clauses in Anthropic's data processing agreement. Anthropic is not certified under the DPF.
Expo: processing in the US, based on the DPF and the standard contractual clauses in Expo's terms.

The DPF applies today. Should it lapse, the standard contractual clauses already in the agreements continue to apply.

Nominatim is located in the United Kingdom. The European Commission has recognised an adequate level of protection for that country (renewed until 27 December 2031).

You can request a copy of these safeguards at info@revivo-recycling.be.

10. How long we keep data

Your account (work email address, user ID): As long as you have access. If you ask us yourself to delete your account, we switch off your access immediately and delete your account within 7 days (section 14). If your access stops for another reason, for example when you leave, we switch it off immediately, and an administrator deletes your account within 7 days after we learn that you have left.
Your data as an employee in this database (name, work email address, phone, job title, profile photo): As long as you work at Revivo. Your profile photo until you remove it or your account is deleted. After you leave, we keep your phone and job title no longer than needed to handle your departure, and we delete them at the latest at the annual review in January. Your name stays with orders, tasks and appointments you handled, for as long as those are kept, so that we know who did what (legitimate interest). Your personnel file falls under social legislation and is not in the app.
The link with your own Microsoft mailbox (your address and an encrypted key), if you created it on our dashboard: Until you unlink it or your account is deleted
Appointments from your Outlook calendar and from calendars via a link, if you switched this on: Only from 30 days back to 180 days ahead. At a synchronisation (when you open the Calendar) the window moves along, and we delete what falls outside it. If you do not use the Calendar for a while, what was there stays until the next synchronisation. If you switch it off, unlink your mailbox or remove a link, we delete those appointments immediately, and also when your account is deleted.
The secret link of a private calendar (encrypted): Until you remove it or your account is deleted
Your sessions (IP address, type of device): Until you sign out or your account is deleted
The sign-in trail of our sign-in system (time, IP address, device, email address): At most 7 days in Supabase's logs. If the trail is also stored in our database, we delete it there at the latest at the annual review in January.
Sign-in attempts: The IP address of a code request: deleted once it is older than one day, at the next sign-in attempt by anyone. An entered code (email address and IP address): deleted after a successful sign-in from the same IP address, otherwise as above.
Your account's trail (created, renewed, blocked, released or moved, by which administrator, with your user ID and your email address): Up to two years after each step, even if your account has since been deleted, so that abuse can be investigated
As an administrator: the trail of what you changed on our dashboard in sensitive data, with your email address: Up to seven years, like the invoices on which that data appears, even if your account has since been deleted
The email address of your Google account on the list of testers (Android): As long as you have access. Within 7 days after it ends, we remove it from the list.
Emails Revivo sent you (the welcome email, and when you ask to delete your account, the emails about the request, the confirmation or the withdrawal), in our sent items and in the record on our dashboard (to whom, when, subject), and the proof of that request (when it was requested, carried out or withdrawn, and whether the emails were sent; we make your email address in it unrecognisable as soon as the confirmation has been sent, and at the latest 30 days after your account has been deleted): As long as you have access, and then one year, as proof of what we told you and that we carried out your request
Customers and suppliers, their contact persons, job sites, contracts, orders, quotes, notes, calls and appointments: As long as we work together, and then seven years after the last order or purchase. This lets us follow up the relationship and handle any dispute.
Prospects (companies and private individuals who contacted us or asked for a quote, but did not place an order), their contact persons, the quotes they asked for, notes, calls and appointments: Two years after the last contact
A contact person who no longer works at a customer or supplier: We delete their phone number and job title within three months after we learn of it. Their name and email address stay with the notes, calls and appointments with them, for the period of that customer or supplier.
Invoices, credit notes and other accounting documents: Seven years, counted from 1 January after the year of the invoice or after the close of the financial year (Art. 60 Belgian VAT Code; Art. III.86 and III.88 Code of Economic Law). This applies even if an employee or contact person has since been deleted.
Your to-dos: Until you delete them, or until your account is deleted
The photo of a business card: Revivo does not keep it. On your device it is deleted after use and when you sign out.
What was sent to Anthropic (photo of a card, text of a website): At most 30 days. If misuse is suspected, up to 2 years, and the assessment of it up to 7 years (section 7).
VIES look-ups (only who and when, to limit abuse): Deleted at your next look-up after one hour, and with your account
PDFs of quotes, invoices and price lists: On our server until you open a next document and the previous one is older than one day, and at the latest until the annual review in January. The link to open a PDF is valid only briefly, at most one hour.
Measurement reports (PDF): On our server, so that you can open and share the report. We delete them at the latest at the annual review in January.
What the app stores on your device: See section 11
Error reports at Sentry: At most 90 days
Data sent with an update check (Expo): According to Expo, as long as reasonably necessary; Expo does not state a fixed period.
Logs of our database and of sign-in (Supabase): At most 7 days
Logs of our server (Vercel), including those of the aerial photo: At most 1 day
Database backups: At most 7 days
Sending details of the email with your code (to whom, when, subject): 90 days at Microsoft 365. We do not keep the email with your code itself.

Annual review. Every year in January, we review the customer records and our storage, including the PDFs, the measurement reports, the trails and the data of employees who have left. Whatever has passed its period by then is deleted or anonymised. Invoices and other accounting documents stay as long as the law requires.

11. What is stored on your device

Encrypted. The app keeps a copy of the lists and records it shows, so you can read them without a connection. That copy is stored encrypted on your device (AES-256). The key is kept in your device's secure storage (Keychain on iPhone, Keystore on Android). It never leaves the device, not even in a backup.
How long. The copy of lists and records is at most seven days old. Your most recently opened records, your recent searches and changes still to be sent to the server remain until you sign out.
Deletion. The app deletes all of this as soon as you sign out. It also deletes it the next time it goes online after your access has been stopped.
A photo of a business card that has not been read yet is not encrypted. The app deletes it right after use and when you sign out.
Map tiles. The map tiles you viewed are stored unencrypted in the app's cache. They contain no customer data, but they do show which places you looked at. They disappear at the latest when you delete the app.
Settings. Your preferences (such as the map layer and your navigation app), your choice about reading with AI and a random number per installation (for updates and error monitoring) are not encrypted and contain no customer data. They remain after you sign out, until you delete the app.

What ends up outside the app is no longer covered by this deletion:

a contact person you saved to your address book with Bewaar op mijn gsm (it may sync with iCloud or Google);
a PDF you open or share;
what you copy to the clipboard;
an email, text message or route you start from the app in another app.

12. Security

All traffic between the app, our server and the database is encrypted (HTTPS).
Only email addresses Revivo has given access receive a sign-in code. On every request, the server checks again whether you still have access.
Secret keys are kept only on the server, never in the app.
Ducatus (section 8) has access to the server and the database, only to build, maintain and secure the app.
We ask employees to lock their phone with a passcode, fingerprint or Face ID, and to keep the operating system and the app up to date.
If you lose your phone, tell an administrator right away: they will switch off your access.

13. Your rights

You have the right to:

know which data we hold about you, and receive a copy of it;
have incorrect data corrected;
have your data deleted, for example when we no longer need it, when you have objected on valid grounds or when we process it unlawfully. What we are legally required to keep, such as invoices, we only delete after that period;
have the processing restricted;
receive data you gave us yourself for a contract in a common format (portability);
if a processing is based on your consent, withdraw that consent. Today, no processing in the app is based on consent.

As a user, you can switch off reading with AI at any time in Meer › Instellingen (More › Settings). From then on, nothing more is sent to Anthropic. What was already read, Anthropic deletes as described in section 7; what you saved yourself stays in the customer records. This is a setting in the app, not a withdrawal of consent (see section 4). Choosing Zelf invullen (Fill in myself) has no adverse consequences for you.

Objection. Much of what we do is based on our legitimate interest (section 4). You can object to it at any time, on grounds relating to your particular situation. We then stop, unless we have compelling grounds that override your interests, or need the data for legal claims.

Objection to direct marketing. We do not use our customer records to approach new customers unsolicited. If we use your data to offer you our services, for example as a customer, as a contact person of a customer or after a quote you asked for, you can object to this at any time and without giving a reason. We then stop immediately.

How. A single email to info@revivo-recycling.be is enough, and it is free of charge.

We reply within one month. If your request is complex or we receive many requests, this may take two more months; we will tell you so within the first month.
If we are unsure who you are, we ask for confirmation.

Complaint. If you believe we are not handling your data correctly, you can file a complaint with the Belgian Data Protection Authority (Gegevensbeschermingsautoriteit):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussels;
+32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be;
www.dataprotectionauthority.be.

You file a complaint through the authority's web portal, or with the paper form by post. If your complaint is about your rights, exercise them with us first; the authority asks you to give us one month to reply.

14. Deleting your account

In the app: Meer › Instellingen › Account verwijderen (More › Settings › Delete account). If your version of the app does not have that button yet, use the route without the app below.

Your access stops immediately, on all your devices and on our dashboard.
We delete your account within seven days.
You receive an email at your work address when you make the request, and another when it is done.

Without the app. Email info@revivo-recycling.be from your work email address. If you no longer have that address, email us from another address with your full name; we will first ask for confirmation. As soon as we have your request (and, if needed, your confirmation), we switch off your access. We delete your account within seven days, and confirm it by email to the address the request came from.

Changed your mind? Email us as soon as possible. As long as the deletion has not started, we can withdraw your request; you will receive an email about it.

What is deleted:

your sign-in account: your sign-in data and your sessions;
your to-dos, your profile photo, the link with your Microsoft mailbox (including your Outlook calendar), your appointments from Outlook and from calendars via a link, those links themselves, and the PDFs you opened or created in the app;
your email address on the Google Play list of testers;
Revivo's data that the app stored on your device. On another device this happens as soon as it goes online.

What remains:

The customer records. What you wrote in them (companies, contact persons, notes, calls and appointments) remains as part of our customer history, for the periods in section 10. Notes and calls remain without you as the author, without a link to your account.
Land management. In the log of a land management file, your email address may remain with what you did, for as long as the file is kept.
Your data as an employee (name, work email address, phone, job title). Revivo manages it as your employer, separately from the app, with the periods in section 10. Your name remains visible in the order history, on tasks and in the calendar.
Emails and the proof of your request. The emails Revivo sent you, their record on our dashboard and the proof of your request remain until the period in section 10.
Trails and logs. Your account's trail, and if you were an administrator the trail of what you changed in sensitive data, remain with your user ID and your email address until their period ends (section 10). In the sign-in trail and the technical logs, your email address remains until their period expires.
Backups. Copies in our database backups disappear automatically, after at most seven days.
Invoices and other accounting documents, as long as the law requires (section 10).
On your device: what section 11 says remains until you delete the app, such as your preferences.

More information: revivo-recycling.be/contact.

15. Changes

Does something essential change, such as a new feature, a new service provider or a different purpose? Then we update this page before the new version of the app is released, and we let employees know by email in advance. If we are going to use data of customers, suppliers or contact persons for a new purpose, we let the people concerned know in advance, for example in our next email to them. If a new AI feature is added, the app asks for your choice again. The date at the top shows when the page last changed.

16 October 2026: First version, revised and expanded the same day: what is sent to Anthropic (not the VAT number), how long a PDF link works, legal bases, retention periods (also for the customer records, sessions, trails and emails, with an annual review), service providers and transfers, recipients outside the app, the map and your location, your rights, and what remains after an account is deleted.
18 October 2026: Ducatus BV named as our processor: Ducatus builds and manages the app, the dashboard and the server, and engages the service providers in section 8 as sub-processors (sections 7, 8, 9 and 12). The English translation now follows the Dutch text everywhere.
29 October 2026: Your Outlook calendar and private calendars via a link, if you switch this on yourself: what we read and write, who sees what (colleagues only "busy", Mon–Fri 7:00–17:00) and for how long (sections 4, 5, 8, 10 and 14).

ma	06:00 - 18:00
di	06:00 - 18:00
wo	06:00 - 18:00
do	06:00 - 18:00
vr	06:00 - 18:00
za	06:00 - 13:00
zo	Gesloten